دانلود پایان نامه

مدیریت پروژه:

با توجه به این که پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک پروژه بزرگ به شمار می رود و منابع متعددی برای آن مورد نیاز است، استقرار سیستم نیازمند صرف زمان و هزینه بالایی است. به همین منظور نقش مدیریت پروژه نیز در موفقیت استقرار سیستم و در کل دوره پروژه حیاتی به شمار می رود. وی باید از قدرت کافی برخوردار بوده و از اعتبار کافی در سازمان برخوردار باشد تا بتواند مسائل مختلف سازمانی، انسانی و مالی پروژه را حل و فصل نماید. به بیان دیگر وی باید مسئولیت پیشبرد موفقیت آمیز پروژه را بر عهده داشته باشد و تغییرات پروژه را در همه مراحل اجرایی آن مدیریت نماید. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل نماید که استقرار سیستم مطابق برنامه از پیش تعیین شده صورت         می گیرد و ارتباط و تعامل موثری میان بخش ها و واحدهای مختلف سازمان وجود دارد تا افزایش بهره وری کارکنان، افزایش سرعت پردازش عملیات و کاهش اشتباهات منافع عملیاتی برای سازمان به ارمغان بیاید و در نهایت یکپارچگی افراد، فرایندها و فناوری صورت بگیرد. بر عکس مدیریت ضعیف پروژه می تواند منجر به اجرای دوباره پروژه شده و با کاهش روحیه کارکنان و افزایش مقاومت آن ها در برابر سیستم، هزینه بیشتری برای سازمان داشته باشد (Zhu et al., 2010). در زیر به عوامل موثر در مدیریت پروژه اشاره می گردد:

 

  • اختصاص کافی منابع اعم از زمان، بودجه و منابع انسانی جهت استقرار سیستم در سازمان

یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با توجه به مبالغ صرف شده توسط سازمان ها جهت سرمایه گذاری در آن ها، می تواند عدم وجود یک مکانیسم اجرایی توانمند که از در دسترس بودن منابع و استفاده از موثرترین و کارآمد ترین آن ها برای دست یابی به عملکرد مورد نظر سیستم اطمینان حاصل کند، باشد (Tsai et al., 2011). بدین منظور مدیریت پروژه باید در ابتدا حوزه عمل و فعالیت پروژه از قبیل تعداد ماژول های مورد پیاده سازی، میزان مشارکت واحدهای کسب و کار و میزان مهندسی مجدد مورد نیاز در فرآیندها را مشخص نماید. مدیریت پروژه فعالیت های برنامه ریزی، هماهنگی، سازمان دهی، زمان بندی پروژه، نظارت و کنترل بر انجام فعالیت ها و وظایف و دریافت بازخور و مدیریت ریسک (جلوگیری از بروز بحران و انحراف زیاد از بودجه و زمان برنامه ریزی شده) را بر عهده خواهد داشت. مدیریت پروژه باید ابعاد پروژه را مشخص نماید، برنامه کاری افراد مختلف را تعیین کند، و با توجه به منابع در اختیار خود برای پروژه استقرار زمان بندی نماید و به همراهی کمیته راهبری پروژه، اعضای تیم پروژه را انتخاب کرده و زمان و بودجه مناسب برای اجرای پروژه را با توافق با مدیریت ارشد سازمان فراهم کند (Sawah et al., 2008; Madapusi, 2008; Zhu et al., 2010; Grabski and Leech, 2007; Ptak, 2004; Upadhyay et al., 2011).

  • تعهد و پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان در جهت دهی به افراد و کنترل دست یابی به اهداف مرتبط با پیاده سازی سیستم در کسب و کار

مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که با توجه به این که پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان نیازمند طراحی کل فرایند کسب و کار و ساختار سازمانی است، حمایت مدیریت ارشد خصوصا در مراحل اولیه پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. برای موفقیت کلیه پروژه های فناوری اطلاعات، حمایت مدیریت ارشد که می تواند در قالب هدایت پروژه و نظارت بر پیشرفت پروژه در کل چرخه عمر آن باشد، رکن بسیار مهمی  به شمار می رود (Sawah et al., 2008; Yusuf et al., 2006). اگر چه نقش مدیریت میانی و سایر پرسنل نیز بسیار با اهمیت می باشد؛ لیکن در صورتی که مدیریت ارشد بطور دائم مسئولیت ها و وظایف پروژه استقرار سیستم را به دیگران تفویض نماید، احتمال شکست پروژه به شدت افزایش خواهد یافت. حمایت مدیریت ارشد سازمان در تمایل آن ها به فراهم ساختن منابع و اختیارات لازم در جهت مدیریت موفق پروژه، اتخاذ تصمیمات سریع و پشتیبانی و حمایت در پذیرش پروژه در داخل سازمان تعریف می شود. مدیریت ارشد باید در تمام مراحل پروژه استقرار سیستم، مشارکت کافی داشته باشد و به نظارت مستمر و ارائه راهنمایی های لازم در مورد پروژه بپردازد، نقش و اهمیت سیستم های جدید و ساختارآن را برای پرسنل در جهت دستیابی به اهداف مشترک و نوین سازمان بیان نماید و سیاست ها، اهداف، مسئولیت ها و نقش های جدید در سازمان را بطور کامل تعیین کرده و به برنامه های آموزشی سیستم های جدید را در تمام سطوح سازمان توجه لازم داشته باشد. بنابراین از آن جا که مدیریت ارشد که دارای دانش گسترده ای از فرآیند های عملیاتی سازمان        می باشد، قادر به نظارت بر پیاده سازی سیستم، حمایت پروژه به طور مستقیم، پاسخگویی به ذی نفعان و نظارت بر انجام وظایف افراد بوده و دارای آگاهی کامل از تغییرات می باشد. همچنین حمایت مدیر ارشد می تواند منجر به کاهش مقاومت کارکنان، تشویق کارکنان به مشارکت در استقرار سیستم و اهمیت درک این پروژه در داخل سازمان گردد. بنابراین کارکنان، کاربران سیستم و واحدهای مختلف سازمان نسبت به مشارکت فعالانه در پروژه و حمایت از پیاده سازی ERP ترغیب می شوند (Wang et al., 2008; Grabski and Leech, 2007).

  • مدیریت انتطارات افراد از سیستم و ایجاد درک درستی از قابلیت ها و ویژگی های سیستم در دیدگاه کارکنان سازمان
این مطلب مشابه را هم بخوانید :   گرایش به خدا

از آنجا که هدف اصلی و اولیه پروژه های پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، ایجاد انسجام و یکپارچگی میان حوزه های مختلف کاری می باشد، لذا وجود یک همکاری نزدیک بین این بخش ها جهت ایجاد نگرش مشترک از سیستم به عنوان یک پیش نیاز شناخته می شود. مدیریت ارتباطات موثر و انتظارات موجود در سطوح مختلف سازمان از آن جهت ضروری می باشد که نقش به سزایی در مطلع شدن کارکنان از اهداف، فعالیت ها، حوزه عمل و تغییراتی که که به واسطه پیاده سازی سیستم در سازمان ایجاد خواهد شد، دارد. بر این اساس، مدیریت پروژه می تواند در از بین بردن شکاف بین تکنولوژی، سازمان و کاربر موثر واقع شود. چرا که به دلیل فعالیت هایی از قبیل مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان، ارائه پشتیبانی به کاربر سیستم، ارائه بازخورد و آموزش به آن ها، نقش مهمی در از بین بردن ناسازگاری بین فن آوری، سازمان و کاربر ایفا می کند و می تواند بر راحتی استفاده و سودمندی درک شده از سوی کارکنان سازمان تاثیر بگذارد (Basoglu et al., 2007; Cebeci, 2009).

 

  • تعیین اهداف، زمانبندی و تشکیل تیم پروژه توسط مدیر پروژه

دست یابی به یک درک کامل از اهداف و مقاصد پروژه و همچنین راه های دستیابی به این اهداف، در اولین مرحله از اجرای هر پروژه فناوری اطلاعات بعنوان یک امر ضروری و پیش نیاز شناخته می شود. این برنامه باید مزایا و منافع استراتژیک، منابع، هزینه ها، ریسک و زمان مورد نظر در اجرای پروژه و سایر موارد را بوضوح بیان نماید و مسئولیت های سازمان در قبال انجام پروژه را تبیین نماید. همچنین توجیه سرمایه گذاری در این پروژه و فلسفه وجودی آن و همسویی آن با نیازهای سازمان نیز باید به صورت صریح و مشخص در این برنامه مشخص گردد. بنابراین مدیریت پروژه و سازمان باید اطمینان حاصل نمایند که این سیستم از اهداف و چشم انداز سازمان پشتیبانی می کند (Ifinedo, 2008) .بر این اساس، مدیر پروژه باید اهداف پروژه پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان را تبیین نماید. این اهداف باید مشخص بوده، قابل اندازه گیری و قابل دستیابی باشد، مرتبط با اهداف سازمان بوده و دارای برنامه زمان بندی باشد. سپس وی باید این پروژه پیچیده را به بخش های کوچک قابل کنترل که اعضای تیم می توانند بر آن اساس ارزیابی شوند، تقسیم نماید. این امر به به تیم پروژه کمک می نماید تا در حین پروژه از هدف اصلی استقرار سیستم منحرف نشود و مدیر پروژه را قادر می سازد تا به مشاهده رفتارها،کنترل رفتار اعضای تیم استقرار و توانمند سازی آن ها در انجام وظایف خود، رهبری تیم و افزایش روحیه افراد بپردازد (Ptak, 2004; Grabski and Leech, 2007). همچنین مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که گاهی اعضای تیم استقرار به شدت درگیر طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار و ایجاد نگرش مثبت در سایرین نسبت به سیستم می شوند تا جایی که فراموش می کنند زمانی را صرف انجام فعالیت های برنامه ریزی شده استقرار نمایند. تهیه بیانیه ماموریت توسط مدیریت پروژه می تواند به اعضای تیم پروژه کمک کند تا درک درستی از اهداف استقرار سیستم به دست آورند. در نتیجه بیانیه ماموریت برای اطمینان از جهت درست اعضای تیم در خلال پروژه اهمیت به سزایی دارد (Kapp et al., 2001).

 

برای دانلود متن کامل فایل این  پایان نامه می توانید  اینجا کلیک کنید