۱- قبل : کارمندان باید آموزش ببینند تا نحوه استفاده و به روزآوری مخازن فناوری اطلاعات را فرا بگیرند (why). مدیران نیز باید از فرهنگ سازمانی که کارمندان را برای انجام این امور تشویق می‌کنند پشتیبانی و از ناهماهنگی مخازن جلوگیری کنند و به استفاده از آنها یاری رسانند (who). ممکن است سازمانی تمامی ابزارهای ممکن را در اختیار داشته باشند، اما اگر فرهنگی برای به‌کارگیری این ابزارها وجود نداشته باشد و سازمان ارزش آنها را درک نکند، این ابزارهای فناورانه قابل استفاده نخواهد بود .
۲- در طول : کارمندان باید نسبت به استفاده از روش های استاندارد برای به‌روز رسانی مخازن تمایل داشته باشند. یک متخصص وب، مخصوص توجه و حفظ مخازن فناوری اطلاعات، می‌تواند تضمین کند که استانداردها و روشها توسط کارمندان به کار گرفته می‌شود. تیمی متشکل از سه نفر برای کنترل به‌کارگیری ابزارهای جدید می‌تواند مفید باشد. اینکه واقعاً مردم چگونه این ابزارها را به‌ کار می‌گیرند؟ آیا مردم از این ابزارها به درستی استفاده می‌کنند؟ در این زمینه، می‌توان از طریق ارسال Email یا تلفن، در مورد نادرست بودن شیوه به‌کارگیری اقدام کرد. در نتیجه، ارائه چنین اطلاعاتی در مورد دانش و مخازن دانش، می‌تواند مفید باشد (who/who) .
۳- بعد از : کارمندان باید تمایل داشته باشند زمانی که دانش جدیدی معرفی می‌شود، به روز باشند (who). به گفته یکی از شرکت‌کنندگان در این مطالعه، مردم نیاز دارند بدانند چطور از فناوری جدید استفاده کنند. در عین حال، آنها ممکن است در یادگیری آن تنبل باشند. سازمان باید ساختار و قواعدی را در مورد مواد مورد اشتراک و روش های فراهم‌آوری اطلاعات بگذارد تا برای مردم مفید و قابل جستجو بوده و برای افراد دیگری که موضوع واحدی را جستجو می‌کنند، به سادگی قابل دسترسی باشد (franko & mariano، ۲۰۰۷:P.440).)
۲-۶-۳-۷ چالشهای استفاده از فناوری اطلاعات
استفاده از فناوری اطلاع‌رسانی تنها به عنوان ابزار حمایتی برای فرایندها و فعالیتهای کسب و کار، یک راهبرد ضعیف است. فرصتهای جدید ارائه شده توسط فناوری اطلاعات، نیازمند بهره‌برداری گسترده است و این امر نیز نیازمند آن است که فناوری اطلاعات به طور کامل به عنوان جزء اصلی در فرایندهای کاری گنجانده شود. برای رسیدن به یک سیستم مدیریت دانش موفق، باید نسبت به نقطه ابتدا و نقطه‌ای که قصد رسیدن به آن را داریم، اشراف کامل داشته باشیم. طراحی مسیر حرکت باید بر پایه یکسری بسترسازیها، به کارگیری درست از سیستمها و به گونه‌ای کاملاً حساب شده انجام گردد (ماهیار و امامی: ص۱۳)
۲-۶-۳-۸ سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات (IT) و تأثیر آن بر دانش سازمانی
یکی از موضوعات تأثیرگذار بر مدیریت دانش سازمانی، پیشرفتهای شگرف و خیره‌کننده فناوری اطلاعات است که یکی پس از دیگری رخ می‌دهد. این امر باعث توجه و سرمایه‌گذاری زیاد سازمانها گردیده است. در این زمینه، مشکل آن است که سازمانها به طور یکجانبه و بدون در نظر گرفتن تمامی ابعاد و زمینه‌های مربوط، در فناوری اطلاعات (IT) سرمایه‌گذاری می‌کنند. این کار باعث می‌شود تا آن بخش از پایگاه دانش که به راحتی از قابلیت تدوین شدن برخوردارند، محور توجه و تأکید قرار گیرد و در مقابل، دانش ضمنی با وجود تأکید مبانی نظری و علمی موضوع، بر نقش انکارناپذیر آن در کسب، حفظ و ارتقای مزیت رقابتی سازمان، صرفاً به دلیل نبود قابلیت تدوین، در حاشیه قرار گیرد. در حقیقت، به کارگیری نادرست تجهیزات الکترونیکی، به افزایش تضاد بین دانش ضمنی و دانش صریح می‌ انجامد (مشبکی و زارعی، ۱۳۸۲: ص.۴۹)
علاوه بر این، نتایج تحقیقات منتشر شده مؤید آن است که چنانچه دانش ضمنی در ایجاد مزیت رقابتی سازمان نقش اصلی را ایفا نکند، سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات (IT) و استفاده از آن بدون توجه به این دانش، موجب از دست رفتن سریع مزیت یاد شده می‌گردد. از این رو، سازمانها در سرمایه‌گذاری فناوری اطلاعات (IT) باید تأثیرهای احتمالی آن را بر روی دانش ضمنی و صریح مدنظر قرار دهند، به گونه‌ای که میزان استفاده از دانش ضمنی و صریح در حد تعادل قرار گیرد. در ضمن، نباید انتظار داشته باشند که این نوع سرمایه‌گذاری الزاماً به ایجاد حفظ مزیت رقابتی برای آنان منجر گردد.
به اعتقاد «دافی» (۲۰۰۰) ، وقتی فناوری اطلاعات (IT) تنها از بُعد فنی مدنظر قرار گیرد، می‌تواند پروژه مدیریت دانش را با شکست مواجه سازد. بنابراین، به منظور کسب ترقی بهتر در سازمان، باید اطلاع‌رسانی و آموزش در مورد فرایندهای مدیریت دانش صورت گیرد که پس از اجرای این مورد، فناوری اطلاعات (IT) نقش مهمی را در تلاشهای مدیریت دانش جاری شرکتها می‌تواند بازی کند (Ray، (P.160: 2008).
بنابراین، بحث در حال جریان در مورد نقش فناوری اطلاعات (IT) بیان این نکته است که تأکید باید بیشتر بر روی اطلاعات باشد تا فناوری . گروهی دیگر هشدار داده‌اند که نباید از طریق به کارگیری فناوری اطلاعات در بحث مدیریت دانش بر جنبه‌های اجتماعی و فرهنگی مدیریت دانش سایه افکنده شود (wild،P.494: 2008). ) به‌کارگیری صحیح فناوری اطلاعات می‌تواند قابلیت‌های اشتراک دانش را در ابعاد زمان و مکان سرعت بخشد. عوامل مکان، زمان و ربط، تعیین کننده قدرت و توان نقش فناوری اطلاعات در بنیانهای مدیریت دانش می‌باشد. به عبارت دیگر، به دلیل مشکل یکپارچه کردن، اغلب جنبه‌های رفتاری بشر در فناوری، فناوری اطلاعات کاملاً نمی‌تواند بسیاری از جنبه‌های انسانی مربوط به مدیریت دانش را اجرا کند؛ بنابراین فناوری اطلاعات نمی‌تواند به عنوان یک گلوله جادویی که موفقیت کامل را برای پایه مدیریت دانش فراهم آورد، به شمار آید. تأکید بیش از حد بر روی فناوری بدون هماهنگ کردن دیگر عناصر مهم، می‌تواند به سادگی به شکست سیستم منجر شود. یا بر عکس، یک سازمان ممکن است بیش از حد بر روی راهبرد و سازمان تأکید نماید و ضرورتاً برای اجرای آن راهبرد یا به منظور فراهم کردن محیط یادگیری مستمر، بر روی فناوری سرمایه‌گذاری نکند.
یکی از دلایلی که بسیاری از کارورزان و شاغلان مدیریت دانش ارتباط نزدیک و تنگاتنگ بین مدیریت دانش و فناوری اطلاعات را نمی‌پذیرند، این است که فناوری اطلاعات بر روی زنجیره دودویی یک‌ها و صفرها تمرکز می‌کند. به عبارت دیگر، در توجیه فنی منطق دودویی، همه جهان با صفر و یک بیان می‌شود. در حقیقت، این مورد محدودیت عمده فناوری اطلاعات در مواجهه با موضوعاتی از قبیل نظامهای اجتماعی و زنجیره‌وار، مثل مدیریت دانش می‌باشد. طبق منطق دودویی‌، فرض بر این است که دانش یا وجود دارد یا وجود ندارد. موقعیت و حد وسطی وجود ندارد.
به نظر «لیتله و کایه» (۱۹۹۶) علاوه بر تمرکز فنی، فناوری اطلاعات باید گسترده شود تا ملاحظات فرهنگی را در هر دو سطح اجتماعی و سازمانی در بربگیرد. پس از آن، تلاشهای بسیاری برای اجرای تکنیکها به منظور کاهش شکاف بین فناوری اطلاعات و مدیریت دانش باید انجام گیرد (Mohemed)، P.107:2006).بایر» (۱۹۹۸) سفارش می‌کند توسعه‌دهندگان باید هوش مصنوعی (AI) را به عنوان منبع تقویت فناوری برای مدیرت دانش در نظر بگیرند.
چالش اصلی که مبلغان «فناوری اطلاعات و نقش آن در مدیریت دانش» با آن روبرو هستند، تغییر هدفهای راهبردی به منظور انتخاب، توسعه و به کارگیری فناوری مناسب برای بهبود خدمات مدیریت دانش می‌باشد. این مورد تنها می‌تواند از طریق فهم بهتر مدیریت دانش و اینکه چطور فناوری اطلاعات می‌تواند با فرایندهای تجاری به منظور پشتیبانی از حلّ مشکل یا کمک در فرایندهای تصمیم‌گیری هم راستا شود، حاصل گردد.
۲-۶-۴ سبک رهبری
اگر محیط کسب و کار از ثبات برخوردار بود، یا حداقل آهنگ تحول کند بود، مسأله تحول در داخل سازمان‌ها، با نگرانی کمتری همراه بود. اما شواهد عکس این را نشان می‌دهد. نرخ تحول محیط، افزایش و فشار بر سازمان‌ها برای تحول خود در دهه‌ های آینده رشد می‌یابد، اگر چنین باشد تنها راه حل منطقی، یادگیری بیشتر آن دانش و معرفت است که موجب تحول موفقیت‌آمیز و سپس انتقال این دانش آموخته شده به گروه‌های دیگر سازمان است. مهارت رهبری است که قادر است افراد را برای یادگیری گروهی و انجام اقدامات مورد نیاز برای تغییر رفتار برانگیزد. مهارت رهبری است که می‌تواند تغییر را با استقرار آن در فرهنگ سازمان‌ها و نهادینه کردن آن توسعه دهد.
فرهنگ‌هایی که در مقابل تحول مقاومت می‌کنند و مدیرانی که نیاموخته‌اند که چگونه یاد بگیرند و تغییر را خلق کنند، برای سازمان‌های پیچیده امروزی مهلک هستند؛ زیرا تمام مدیریت آنها، در حفظ وضع موجود خلاصه می‌شود و آنها آموخته‌اند تنها با برنامه و بودجه سروکار داشته باشند. آنها نمی‌توانند برای آینده سازمان چشم‌انداز و استراتژی خلق کنند و افراد سازمان را برای تحقق اهداف تهییج کنند، آنها بکندی می‌آموزند و مهارت گوش دادن آنها ضعیف است.
۲-۶-۴-۱ مهارت رهبری
مجموعه فرایند‌هایی است که سازمان را با تغییر شرایط سازگار می‌کند و آن را در موقعیت برتر قرار می‌دهد، برای آینده سازمان چشم‌انداز مشترک تعریف می‌کند و افراد را با یکدیگر متحد می‌کند. این در حالی است که امروزه در دانشکده‌های مدیریت، تا حد زیادی آموختن مدیریت مورد تأکید قرار می‌گیرد، چرا که فرا گرفتن آن ساده‌تر است؛ امّا مسأله اصلی درون سیستم، مسأله رهبری است. رهبری ویژگی اصلی سازمان‌هایی است که ارائه خدمت برتر را هدف خود قرار داده‌اند. هم چنان که تغییر تندتر می‌شود و رقابت افزایش می‌یابد، سازمان‌ها به افرادی نیاز پیدا می‌کنند که بتوانند به جای مدیریت، رهبری کنند. اهمیت رهبری به حدی است که امروزه دانشمندان بیان می‌دارند که کلید خلق و بقای سازمان‌های موفق در قرن بیست و یکم رهبری است. آن هم در راْس سازمان، بلکه در سراسر سازمان باید این مهارت توسعه پیدا کند (کاتر، رهبری تحول، ترجمه ایران نژاد، ۱۳۸۲، ۲۴۳)
۲-۶-۴-۲ شیوه‌های مناسب رهبری براساس سطح آمادگی
۲-۶-۴-۲-۱ سبک رهبری گفتنی، هدایتی و یا دستوری
وقتی که سطح آمادگی پیرو پایین است، یعنی توانایی انجام دادن کار را ندارد، انگیزه لازم را نیز کسب نکرده است، باید برای پیرو چگونگی انجام وظایف را دقیقاً توضیح داد. مسئولیتها را مشخص کرد، کارمند را هدایت و راهنمایی کرد و برکار او دقیقاً نظارت کرد. تاکید به نظم و انضباط و شرح شغل از اصول رهبری اثربخش است.
۲-۶-۴-۲-۲ سبک رهبری تشویقی، فروشی و یا متقاعد‌سازی
وقتی پیرو هنوز مهارت لازم را کسب نکرده است، اما نشان می‌دهد که انگیزه دارد، کارش را دوست دارد و اعتماد به نفس لازم را کسب کرده است، باید از شیوه تشویقی استفاده نمود. در این شیوه هنوز تا حدی رفتار تکلیف‌گرایی ادامه می‌یابد تا مهارت و توانایی لازم کسب شود و چون نشان می‌دهد انگیزه و علاقه لازم را دارد در کنار آن رفتار تکلیف‌گرایی، رهبر به توسعه ارتباطات دوطرفه و همچنین به بیان علّت‌ها نیز می‌پردازد، باب گفت‌وگو و توضیح را باز می‌کند تا کارمند از نظر روان‌شناختی پذیرای (خریدار) خواسته‌های رهبر باشد.
۲-۶-۴-۲-۳ شیوه رهبری مشارکتی یا حمایتی
در سطح آمادگی سه سخن از افرادی است که توانایی انجام دادن کار را دارند؛ اما هنوز به خود اطمینان لازم ندارند یا فرصت پیدا نکرده‌اند تا کار را به‌تنهایی انجام دهند یا شاید شامل افرادی شود که به دلایل مختلف انگیزه خود را از دست داده باشند. در هر حال شیوه مناسب برای آنها مشارکتی یا حمایتی است. اینها چون کار را بلد هستند، به راهنمایی و دستورالعمل زیاد نیاز ندارند، بلکه باید از طریق برقراری ارتباطات دوطرفه و تشویق، به حل و فصل مسائل پرداخته و آنها را مورد حمایت قرار داد. در این شیوه تصمیمات به وسیله رهبر و پیرو اخذ می‌شود.
۲-۶-۴-۲-۴ سبک رهبری تفویضی
آمادگی سطح چهار از فرد یا گروهی سخن می‌گوید که هم توانایی دارند و هم مایل و مطمئن هستند. این گونه افراد به ارائه رهنمود در مورد کارها و چگونگی انجام دادن کار و همچنین به تشویق و رفتارهای حمایت کننده بیش از متوسط نیاز چندانی ندارند؛ زیرا آنها متعهد، با انگیزه و مطمئن هستند. شیوه رهبری مناسب برای آنها تفویضی است. آنچه اهمیت دارد این است که به پیروان فرصت قبول مسئولیت و اجرا داده شود و مهمترین نیاز این گونه افراد استقلال است. در این شیوه تصمیمات به وسیله پیروان اتخاذ می‌شود.
۲-۷ عوامل موثر بر استقرار مدیریت دانش چه ویژگی هایی دارند؟
۲-۷-۱ ساختار سازمانی مناسب برای استقرار مدیریت دانش چیست؟
ما ساختار را به عنوان یکی از اجزاء سازمان، که از عنصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده، تعریف می کنیم.
پیچیدگی، حدود تفکیک درون سازمان را نشان می دهد. همچنین میزان تخصص گرائی، تقسیم کار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان را اشاره می کند. و حد و حدودی که واحدهای سازمانی از لحاظ جغرافیایی پراکنده شده اند را نیز تصریح می کند. البته پیچیدگی یک اصطلاح نسبی است. حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش، به قوانین،‌مقررات و رویه ها متکی است، رسمیت نام دارد.
تمرکز، به جائیکه اختیار تصمیم گیری در آنجا متمرکز است، اشاره دارد.در برخی سازمانها تصمیم گیری بشدت متمرکز است.معمولاً تمرکز و عدم تمرکز را روی یک پیوستار نشان می دهند.
افزایش رقابت و نرخ سریع تغییرات تکنولوژیکی، انتقال بهتر دانش در مرزهای وظیفه ای سازمان را ایجاب می کند. ساختار سازمانی یک عامل مهم در بکارگیری تکنولوژی های جدید است(Gold et al. 2001:185). ساختار سازمانی بایستی منعطف باشد تا تسهیم دانش و همکاری بین مرزهای سنتی سازمان را به سوی مرزهای خلاق دانش سوق دهد(Walczak, 2005:330). وجود ساختار غیرمتمرکز در ایجاد محیطی که کارکنان در آن بتوانند در فرایند خودجوش خلق دانش مشارکت کنند، مناسب تشخیص داده شده است. ساختار متمرکز از ارتباط بین واحدها و پخش ایده ها جلوگیری می کند و به دلیل داشتن کانالهای ارتباطی زمان بر، باعث انحراف و عدم استمرار ایده ها می شود(Lee and choi, 2003:181).
در ساختارهای سلسله مراتبی سازمان های سنتی، تنها امکان انتقال عمودی دانش از طریق خط فرمان وجود دارد و از پخش افقی دانش جلوگیری می شود. باید توجه داشت که توانایی سازمان در اجرای سریع تصمیمات، با تمرینات ساده ای از قبیل دسترسی مستقیم کارکنان به یکدیگر به جای برقراری ارتباط از طریق مدیریت ارشد، به طور چشمگیری افزایش می یابد. برای توسعه سیستمهای دانش پایه که از دانشگران بخش های چندرشته ای سازمان تشکیل شده است، اولین قدم، توسعه سیستمهای انتقال دانش عمودی و افقی در سازمان است(Walczak, 2005:339).
سیستمهای کنترل و برنامه ریزی جزء مهمی از ساختار سازمانی هستند. سیستم اول که بعد از عمل است و بر نتایج نظارت دارد کنترل عملکرد نامیده می شود.کنترل عملکرد استانداردهای عمومی را بدون ارجاع به اعمال خاص در یک دوره اجرا می کند. سیستم دوم فعالیتهای خاص را هدایت می کند و برنامه ریزی عمل نام دارد. برنامه ریزی عمل، استانداردهای خاص و اعمالی را که باید در دوره زمانی خاص انجام شود اجرا می کند. در تسهیم دانش، برنامه ریزی عمل می تواند سیستمی سخت و غیرقابل انعطاف باشد در حالی که کنترل عملکرد، سیستم مورد نظر برای تسهیم دانش است زیرا افرادی که انجام امور را بدست دارند در بهترین موقعیت برای مشاهده چگونگی تغییر این جزییات هستند.
۲-۷-۲ فرهنگ سازمانی مناسب برای استقرار مدیریت دانش چیست؟
فرهنگ سازمانی، عامل ضروری موفقیت مدیریت دانش است(Davenport et al, 1998:45, Martensson, 2000:204). فرهنگ، عقاید بنیادی، ارزشها و هنجارهای اجتماعی حاکم بر رفتار و عملکرد افراد در سازمان را تعیین می کند. در رابطه با فرهنگ سازمانی، اعتماد، مشارکت، تشویق و رهبری مشارکتی عوامل توسعه اهداف سازمانی اند. فرهنگ سازمانی از طریق اجزاء مرتبط راهبرد، افراد، فرایند و ساختارها تشکیل و تقویت می شود(Sanchez, 2004:18).

دانلود متن کامل این پایان نامه در سایت abisho.ir